La réception des appels entrants est un aspect essentiel pour toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité. Pour les professions libérales comme les notaires, huissiers, avocats et autres prestataires de services, répondre aux appels téléphoniques représente souvent une double responsabilité : assurer la satisfaction de chaque client tout en préservant leur propre image professionnelle.
Externaliser la gestion de vos appels entrants constitue une solution de plus en plus plébiscitée par nombre de ces professionnels, qui trouvent ainsi le moyen idéal pour optimiser leur temps et leurs ressources. Découvrons ensemble pourquoi l’externalisation est un choix judicieux et comment procéder pour mettre en place cette nouvelle approche.
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Les avantages de l’externalisation des appels entrants
Déléguer la gestion de ses appels entrants à un prestataire externe spécialisé présente plusieurs atouts :
- Focalisation sur votre cœur de métier : Confier la réception de vos appels téléphoniques vous permet de consacrer davantage de temps et d’énergie à votre activité principale et de traiter avec efficacité les tâches prioritaires.
- Mise en place rapide : Un centre d’appel dédié prendra en charge rapidement votre flux d’appels entrants, sans coûts excessifs, ni frais d’aménagement liés à la mise en place d’un standard interne.
- Personnalisation de l’accueil : Le prestataire sélectionné est en mesure de personnaliser la manière dont vos appels sont traités, selon les consignes que vous avez élaborées en amont, afin d’offrir à chaque interlocuteur un service adapté et conforme à vos valeurs professionnelles.
- Couverture étendue et polyvalence : Un centre d’appel externalisé propose généralement une amplitude horaire plus large, y compris des permanences téléphoniques en soirée, le week-end ou encore durant les jours fériés. Par ailleurs, les opérateurs du centre sont capables de gérer plusieurs types d’appels entrants : prise de rendez-vous, renseignements divers, gestion des urgences, etc.
- Adaptabilité aux fluctuations : L’externalisation permet également de faire face aux variations de volumes d’appels, sans avoir à mobiliser constamment l’ensemble de votre personnel dédié au standard téléphonique interne.
Comment choisir le bon prestataire pour l’externalisation de ses appels entrants ?
Une fois convaincu des avantages offerts par l’externalisation, voici quelques conseils pour bien choisir son prestataire :
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- Fiez-vous à la réputation : La qualité des services proposés par un centre d’appel est primordiale. Prenez donc le temps de vérifier les références du prestataire potentiel, ainsi que les témoignages de ses clients actuels ou passés.
- Analysez l’offre proposée : Les prestations offertes doivent être en adéquation avec vos besoins spécifiques. Vérifiez notamment la capacité du centre à adapter ses services selon vos consignes, ainsi que les outils et technologies employées pour répondre aux particularités de votre activité (prise de rendez-vous en ligne, messagerie vocale avec transcription automatique, etc.).
- Optez pour un tarif ajusté : Comparez les différentes formules tarifaires proposées par les prestataires potentiels et privilégiez celles qui correspondent au mieux à votre volume d’appels ainsi qu’à votre budget.
- Privilégiez une communication fluide : Assurez-vous d’établir des relations de confiance et de bonne coopération avec l’ensemble des parties prenantes, afin de bénéficier d’un service impeccable et pérenne dans le temps.