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Comment utiliser un tampon entreprise ?

Un tampon entreprise est un outil indispensable qui permet d’apposer à des documents des notifications importantes. Il a plusieurs vocations dont entre autres : indiquer l’état d’un document (son rang, sa confidentialité, son importance…), gagner le temps en facilitant la recherche ou le tri des documents. Découvrez dans cet article les modes de son utilisation.

Le tampon entreprise pour authentifier

Pour les différentes activités au sein de votre entreprise, l’utilisation du tampon vous permet d’officialiser vos opérations. Surtout pour les affaires de professionnels, il reste primordial. Vous avez la facilité de conférer votre identité à tous vos documents. Il existe plusieurs types de tampon. Vous avez le tampon encreur, le tampon rond de fidélité, le tampon dateur que vous pouvez utiliser.

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Personnaliser avec le tampon entreprise

Le tampon personnalisé vous distingue de la grande masse. Vous devez utiliser le « tampon personnalisable » pour identifier ou authentifier votre entreprise ou l’administration dans laquelle vous êtes. Avec ce tampon, vous pouvez indiquer les informations importantes relatives à votre entreprise comme la dénomination commerciale, l’adresse, les numéros d’immatriculation légaux et le numéro de téléphone.

« Le tampon standard » vous permet de gérer convenablement vos courriers en les triant, et même vos documents en les classant. Pour ce faire, vous pourriez utiliser les formules telles que « Payé », « Copie », « Reçu le », « Confidentiel », « Rappel », « Urgent », « Relance », « Validé », « Bon à payer.

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Numéroter avec le tampon entreprise

Le tampon numéroteur existant sous deux formes à savoir : « des modèles à incrémentation automatique ou manuelle », permet de ranger dans l’ordre suivant lequel les documents ont été mis. Il confère un bon état à votre document.

Dater avec le tampon entreprise

A la réception d’un courrier, vous pourriez par hasard le ranger quelque part. Et le jour où vous en aurez besoin, vous allez vous mettre à le chercher un peu partout, vous demandant dans sans cesse, le jour, la date et l’heure auxquels, vous l’avez reçu. Simple attitude pour éviter pareil accident : utilisez un tampon dateur. Il est en effet doté d’un système à encrage manuel, vous permettant de retrouver plus facilement vos documents. Ainsi, il vous permet de remonter dans l’historique de votre entreprise, pour savoir le moment précis de la réception de tel courrier ou facture. De plus, il vous sauve du risque de ne pas payer la même facture deux ou trois fois.

Le Tampon personnalisable ou d’identification existe aussi en format poche. Il est très soule et léger, discret et facile à emporter. Il est indispensable pour les chefs d’entreprise, les représentants commerciaux et autres. Il vous permet en effet de pouvoir authentifier ou identifier votre entreprise dans un contrat, un courrier ou toute activité que vous menez, hors des murs de votre entreprise. Vous avez l’avantage d’avoir des partenaires qui jugent votre efficacité à travers les marquages identifiés sur vos produits et documents.

Régler le tampon pour l’utilisation

Vous pouvez rapidement abîmer les documents lorsque vous n’avez pas correctement régler le tampon. Il est alors nécessaire de bien régler votre cachet pour ne pas avoir des surprises désagréables. Vous devez veiller à changer fréquemment l’encre de votre tampon. Vous évitez ainsi d’abîmer les différentes opérations.

Pour les tampons dateurs et numéroteurs, vous devez bien régler les bandes à chiffres de votre tampon afin d’obtenir un marquage lisible. L’ajustement de la hauteur et de la pâte est donc très important.

La question de comment utiliser un tampon entreprise se rattache aussi à son l’entretien. En effet, vous pouvez utiliser un tampon bien entretenu sur une longue durée de vie. Veillez à un nettoyage parfait de votre outil. À l’aide d’une brosse et d’une quantité d’eau pour débarrasser les différents résidus à la surface de votre tampon.

L’utilisation du tampon entreprise vous facilite la tâche. Vous pouvez changer facilement l’empreinte caoutchouc, la recharge et la cassette de votre tampon.

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