Compte tenu de sa complexité, le coût de l’absentéisme est généralement peu connu de CFD. Dans cet article, nous essayons de fournir plusieurs réponses à cet examen.
Calcul du taux d’absentéisme
La formule du taux d’absentéisme
Pour mesurer l’absentéisme, la méthode la plus couramment retenue s’appuie sur une formule claire : (Nombre d’heures d’absence sur la période / nombre d’heures théoriques travaillées sur la période) x 100. En général, on retient le mois ou l’année comme unité de mesure.
Voyons ce que cela donne concrètement. Prenons une société de 15 salariés à temps plein (7 heures par jour), qui totalise 6 jours d’absence au cours du premier mois de l’année. Le calcul est simple : 7 heures x 6 jours = 42 heures d’absence. Le volume théorique de travail pour l’ensemble du personnel atteint 22 jours x 7 heures x 15 personnes, soit 2 310 heures. Le taux d’absentéisme s’élève donc à (42/2 310) x 100 = 1,82 %.
Absences à prendre en compte
La formule est la même partout, mais la comparaison d’une entreprise à l’autre se complique vite. En cause : les types d’absences intégrés au calcul varient selon les pratiques. Certaines absences sont généralement écartées, notamment les congés payés, syndicaux, de formation, maternité ou paternité. On privilégie ainsi l’analyse des absences sur lesquelles l’employeur peut agir.
Voici les catégories d’absences généralement incluses dans le calcul :
- accidents du travail, trajets et maladies professionnelles
- absences injustifiées ou insuffisamment justifiées
- absences pour enfant malade ou autres événements familiaux
Les absences pour maladie ordinaire peuvent aussi être prises en compte. À l’inverse, les jours de grève restent en dehors du calcul.
Absentéisme : les autres indicateurs à suivre
Le simple taux d’absentéisme ne raconte pas tout. Il est pertinent de le ventiler selon la nature des absences. Le Code du travail (article R2323-17) impose même une analyse détaillée pour garantir la transparence sociale. Les entreprises doivent notamment suivre :
- Le nombre de jours théoriques travaillés
- Le nombre de jours d’absence (hors conflits sociaux)
- Le nombre de jours d’absence pour maladie
- La ventilation des absences de maladie selon leur durée
- Le nombre de jours d’absence pour accident du travail, trajet ou maladie professionnelle
- Le nombre de jours de congé maternité
- Le nombre de jours de congés autorisés (événements familiaux, congés spéciaux…)
- Le nombre de jours d’absence relevant d’autres causes
Il s’agit aussi de surveiller la durée moyenne des absences et la fréquence des absences courtes (jusqu’à 3 jours). Selon le secteur, il peut être utile d’ajuster ces indicateurs pour tenir compte des variations saisonnières. Tous ces calculs peuvent être réalisés par catégorie de salariés ou par site.
Les principaux chiffres au niveau national
Les études nationales donnent un aperçu des tendances. Selon l’enquête Ayming-AG2R LA MONDIALE, le taux d’absentéisme en France s’élevait à 4,72 % en 2017, contre 4,59 % en 2016 (panel : 1 836 802 salariés). Le temps d’absence moyen atteint 17,2 jours par an et par salarié.
L’étude Malakoff Médéric sur l’absentéisme livre aussi quelques chiffres clés :
- 32,6 % des salariés s’absentent au moins une fois par an (stabilité par rapport à l’année précédente)
- La durée moyenne d’absence par salarié est de 11,4 jours
- Chaque salarié connaît en moyenne 0,63 arrêt par an, un chiffre stable depuis plusieurs années
Coûts directs de l’absentéisme
Évaluer le coût des absences demande de jongler avec plusieurs paramètres : niveau de rémunération, convention collective (délai de carence en cas de maladie), remplacement ou non du salarié, modalités de remplacement (CDD, intérim, heures supplémentaires…).
Les coûts directs sont les plus accessibles. On y retrouve principalement le montant des salaires bruts et des cotisations sociales liés à la période d’absence. Il faut également considérer le complément patronal versé lors de l’absence, en tenant compte des indemnités journalières de la Sécurité sociale et du maintien de salaire pendant la carence. Tout dépend ici de la politique RH et de la convention collective, notamment sur le maintien du salaire pour les salariés avec moins d’un an d’ancienneté. Pour simplifier, on retient souvent un salaire journalier moyen, éventuellement différencié selon le niveau de poste.
Ce coût pèse sur l’entreprise sans apporter de valeur. Il faut aussi intégrer la perte de marge. Chaque salarié contribue à la valeur ajoutée de l’entreprise. Il convient donc d’ajouter, dans le calcul du coût direct de l’absentéisme, la part de valeur ajoutée que le salarié aurait générée durant son absence. Le calcul le plus simple consiste à utiliser le rapport : valeur ajoutée N-1 / effectif moyen N-1. Ce montant est ensuite ajusté à la durée de l’absence.
Le groupe Alma Consulting estime que le coût direct de l’absentéisme, intégrant la valeur ajoutée, atteindrait 45 milliards d’euros pour les entreprises françaises, soit 5,8 % de la masse salariale.
Les coûts indirects de l’absentéisme
Le coût de l’absentéisme ne se limite pas aux dépenses directes. D’autres postes, moins visibles, viennent alourdir la facture. Voici les principaux coûts indirects à prendre en compte :
- Coût de remplacement : Tout dépend de la stratégie retenue. L’employé absent est-il remplacé en CDD, en intérim ? Ou son travail est-il réparti sur les collègues (heures supplémentaires) ? La seconde option paraît moins chère sur le moment, mais elle risque d’alourdir la charge et de peser sur le climat social.
- Coût de gestion : Les absences génèrent du travail administratif supplémentaire pour les équipes RH : sélection, recrutement, gestion de la paie… autant de tâches chronophages.
- Coûts liés aux dysfonctionnements organisationnels : Chaque absence désorganise le service concerné. Il faut redistribuer les missions (heures supplémentaires), parfois former le remplaçant.
- Manque de productivité : Le remplaçant, qu’il soit collègue ou intérimaire, ne sera pas tout de suite aussi efficace que la personne absente. Il y a forcément une baisse de rendement initiale.
- Coûts sociaux : L’accumulation d’absences peut dégrader l’ambiance de travail, accroître la charge sur les présents, générer de la démotivation, voire générer des accidents ou d’autres arrêts.
- Coût d’image : Si la qualité du travail baisse ou les livraisons prennent du retard, la satisfaction client s’en trouve affectée.
Selon Alma Consulting, une fois ces coûts ajoutés, l’absentéisme pèserait 60 milliards d’euros en France (contre 45 milliards pour les seuls coûts directs). Cette estimation n’est pas partagée par tous : Malakoff Médéric avance que les coûts indirects représenteraient entre 2 et 4 fois le montant des coûts directs.
Pour donner un ordre de grandeur, il est fréquent d’entendre qu’un point d’absentéisme équivaut à un point de masse salariale en coûts globaux. Cette estimation reste indicative : chaque entreprise doit affiner ses propres calculs.
Les coûts du présentéisme
Pour affiner la prévention, il faut aussi prendre en compte une réalité souvent passée sous silence : le coût du « présentéisme ». Ce terme désigne la situation d’un salarié physiquement au poste mais dont la performance est plombée par la fatigue, la démotivation ou un état de santé altéré. Le présentéisme recouvre ainsi l’insatisfaction, la fatigue extrême liée au surmenage, ou simplement un manque d’efficacité durable.
Le salarié est là, mais son rendement s’effondre. Ce phénomène représente avant tout un coût d’improductivité, et il précède souvent une période d’absence plus ou moins longue. Le présentéisme mérite donc d’être analysé avec autant d’attention que l’absentéisme. D’après Midori consultation, le taux de présentéisme s’élèverait à 1,4 à 2 fois le taux d’absentéisme. En partant d’un taux d’absentéisme moyen de 4,72 % en France (2014), le présentéisme pourrait ainsi grimper entre 6,61 et 9,44 %.
Travailler sur l’absentéisme et le présentéisme, dans le privé comme dans le secteur public, grâce à des politiques RH ciblées et des espaces de dialogue, permettrait de générer des économies substantielles.
Utilisez un calculateur pour vos indicateurs sociaux
Lorsque la masse salariale est conséquente, ou que le turnover impose une actualisation régulière des indicateurs, la gestion manuelle devient vite laborieuse. Un simple oubli dans une formule et tout le suivi est faussé. Or, la précision des calculs est déterminante, d’autant qu’ils sont communiqués aux membres du CSE. C’est pourquoi automatiser la mise à jour de vos indicateurs sociaux reste la meilleure option pour des documents fiables, lisibles et sans erreur.
Tout est concentré sur la même plateforme
L’automatisation ne fait pas tout. Ces plateformes permettent aussi de sauvegarder les données sur le cloud, évitant toute perte en cas de défaillance informatique. C’est un atout supplémentaire : chaque membre autorisé accède aux indicateurs quand il le souhaite, sans transmission fastidieuse.
Aucun risque d’oubli dans les calculs
Les directions et RH doivent souvent établir des documents obligatoires, comme le BDESE (stratégie économique, sociale et environnementale de l’entreprise), qui exigent une grande rigueur dans les calculs. Il est facile de s’y perdre. Les plateformes en ligne intègrent un lexique complet, listant chaque calcul, sa formule, ses modalités. Fini les recherches laborieuses pour savoir quoi présenter.
Le résultat : un document professionnel, fiable, mis à jour automatiquement chaque mois, garantissant un suivi RH toujours précis. Rappel : un BDESE non actualisé expose l’employeur à une amende.
Au final, la maîtrise de l’absentéisme ne se joue pas seulement sur les chiffres : elle engage toute l’organisation. Entre vigilance sur les coûts, suivi rigoureux et outils adaptés, chaque entreprise trace sa propre trajectoire, et parfois, c’est la petite erreur de calcul qui finit par coûter le plus cher.
